El cost real d'un procés manual
El temps que hi dediques és la part petita de la factura. Una manera senzilla de posar un número al que et costa de veritat abans de decidir res.
·6 min de lectura
Quan pregunto què costa un procés manual, la resposta acostuma a ser en minuts: «són deu minuts al dia». I aquest número, gairebé sempre, és el més petit dels que hi ha en joc.
La part que sí que es compta
Comencem pel que és fàcil. Freqüència per durada per cost hora.
Un procés de 20 minuts que es fa tres cops per setmana són 52 hores l’any. A 35 €/h de cost intern, uns 1.800 €. Ja és un número que es pot mirar de cara, i normalment és més gran del que la gent espera — perquè ningú multiplica per 52.
Però aquí encara no hi ha res del que fa mal de veritat.
La part que no es compta mai
El canvi de context. Un procés que t’interromp no et costa els seus 20 minuts: et costa els 20 minuts més els que trigues a tornar on eres. Si passa tres cops al dia, el dia no té vuit hores útils.
Els errors i el seu rastre. Una dada mal copiada no costa el minut de copiar-la. Costa la trucada del client, la revisió de qui la busca, la correcció, i sovint una factura refeta. Un error cada 200 registres sembla poc fins que compto que són sis o set l’any i cadascun mou tres persones.
El coll d’ampolla d’una sola persona. Si el procés només el sap fer una persona, el procés té vacances quan ella en té. Aquest cost no apareix cap mes… fins al mes que apareix sencer.
El sostre de creixement. Aquest és el gran. Si cada client nou suma 20 minuts setmanals de feina manual, el teu límit de clients no el posa el mercat: el posa el calendari de l’equip. Créixer un 30 % vol dir contractar, i contractar per fer feina que una màquina faria millor és la manera més cara de créixer que hi ha.
Una manera senzilla de posar-hi números
No cal un estudi. Amb aquesta taula ja pots decidir:
| Concepte | Com es calcula |
|---|---|
| Temps directe | Freqüència anual × durada × cost hora |
| Correcció d’errors | Errors l’any × temps de resolució × persones implicades |
| Interrupcions | Ocurrències diàries × 10 min de recuperació × dies laborables |
| Risc de dependència | Dies l’any que el procés s’atura per absències |
Sumar les quatre files acostuma a multiplicar per tres el número inicial. I aquest sí que és el número que has de comparar amb el pressupost d’automatitzar-ho.
El número que hi ha a l’altra banda
Un projecte d’automatització es paga un cop i el procés segueix funcionant els anys següents. Per això la pregunta correcta no és «quant costa» sinó en quants mesos es torna.
Si el procés et costa 5.400 € l’any de veritat i automatitzar-lo en costa 3.000, el retorn arriba abans dels set mesos i a partir d’aquí és marge. Si et costa 400 € l’any, no hi ha número que ho justifiqui i és millor saber-ho abans de començar.
Per què insisteixo tant en això
Perquè em permet dir que no. Un projecte que no es paga sol jo no el vull vendre: acaba en un client que sospita que hi ha gastat més del que valia, i té raó.
Quan els números són a la taula des del primer dia, la decisió la prens tu amb la informació completa — i el projecte comença amb una xifra concreta que, quan acabem, es pot tornar a mesurar.