Quan l'Excel és el teu sistema crític
Cap empresa decideix que un full de càlcul compartit aguanti l'operació. Hi arriba sense adonar-se'n. Com detectar-ho i què fer-hi sense trencar res.
·5 min de lectura
Ningú es lleva un matí i decideix que la facturació de l’empresa depengui d’un fitxer anomenat control_2024_v3_FINAL_bo.xlsx.
S’hi arriba d’una altra manera: algú fa un full per resoldre una cosa concreta, funciona, se li afegeix una pestanya, la comparteix amb dues persones més, i quatre anys després aquell fitxer és l’única font que sap quins clients tens actius.
Els senyals
No cal auditar res per saber si hi ets. N’hi ha prou amb una d’aquestes:
- Hi ha una versió del fitxer amb la paraula «bo», «final» o «no tocar» al nom.
- Algú ha dit alguna vegada «espera, que el tinc obert jo».
- Hi ha una columna que ningú sap què vol dir però tothom té por d’esborrar.
- Quan una persona és fora, hi ha coses que s’han d’esperar que torni.
- La còpia de seguretat és que algú, de tant en tant, en fa un duplicat.
Si en compleixes tres, aquell fitxer ja no és un full de càlcul. És programari de producció sense control de versions, sense permisos i sense proves.
Per què això no és culpa de ningú
Ho dic perquè normalment hi ha una mica de vergonya en ensenyar-me aquests fitxers, i no toca.
L’Excel ha arribat fins aquí perquè és extraordinàriament bo en el que fa: et deixa modelar un problema que encara no entens, sense demanar permís a ningú i sense esperar tres mesos de projecte. Cap eina «seriosa» permet això. La majoria de sistemes que funcionen van començar sent un full de càlcul que algú va fer un divendres.
El problema no és que existeixi. És que ningú va decidir mai quan havia de deixar de ser la peça central.
El que no recomano
Migrar-ho tot de cop a un sistema nou. És l’instint natural i és el camí més car. Aquell fitxer porta anys de regles de negoci a dins, moltes en forma de fórmules que ningú recorda haver escrit. Substituir-lo sencer vol dir redescobrir-les totes alhora, sota pressió, mentre l’operació segueix.
He vist migracions així que van acabar amb l’equip treballant amb el sistema nou i mantenint el fitxer vell «per si de cas». Durant dos anys.
El que sí que funciona
1. Separar les dades del que se’n fa
La primera passa no és canviar d’eina, és decidir on viu la veritat. Les dades passen a un lloc amb permisos, historial i còpia — sovint una base de dades senzilla, de vegades el mateix full però amb una estructura neta i una sola pestanya que mana.
L’Excel pot seguir sent l’interfície. Deixa de ser el magatzem.
2. Automatitzar l’entrada, no la sortida
El que trenca aquests fitxers gairebé mai és la fórmula. És algú que enganxa 300 files amb un format diferent. Si l’entrada de dades passa per un pas que valida abans de deixar-les entrar, el fitxer deixa de degradar-se sol.
3. Treure una peça cada cop
Primer l’informe mensual, que es genera sol a partir de les dades. Després l’alta de client. Després el control d’estat. Cada peça que surt fa el fitxer una mica menys crític, i cap setmana hi ha res que deixi de funcionar.
Al cap d’uns mesos aquell fitxer segueix existint, però ja no passa res si algú l’esborra. Aquest és exactament l’objectiu.
La prova
Hi ha una manera ràpida de saber si ja ho tens resolt: si demà el fitxer desapareix, quant tardes a tornar a estar operatiu?
Si la resposta és «uns minuts, el torno a generar», estàs bé. Si és «no ho vull ni pensar», ja saps per on comença la feina.